2018年，數(shù)字經(jīng)濟上升至國家戰(zhàn)略層面，加速了中國數(shù)字經(jīng)濟的落地與實質(zhì)性發(fā)展，數(shù)字經(jīng)濟已成為中國經(jīng)濟增長的新引擎。為探討數(shù)字經(jīng)濟環(huán)境下的企業(yè)檔案工作，研究提出解決問題的方案和思路，10月25日，由中國檔案學會主辦的企業(yè)檔案工作論壇在北京召開。此次論壇上，來自國家檔案局經(jīng)科司、中國人民大學信息資源管理學院、比亞迪股份有限公司檔案中心等部門單位和企業(yè)的8位發(fā)言人圍繞“數(shù)字經(jīng)濟環(huán)境下的企業(yè)檔案工作”主題發(fā)表了主旨演講。本報特摘登8位發(fā)言人的演講內(nèi)容，以饗讀者。
一是管理能力的挑戰(zhàn)。數(shù)字經(jīng)濟時代，信息或者數(shù)據(jù)產(chǎn)生的速度大大加快，電子文件產(chǎn)生環(huán)境發(fā)生重大變化，原先的分類方法已經(jīng)不合適了。手機等移動設備將成為產(chǎn)生文件的主力設備，文件格式將更加多樣化，數(shù)據(jù)類文件占比將越來越高，檔案管理的難度越來越大，檔案工作的技術含量越來越高，檔案工作越來越依賴于外部力量。
二是管理理念的挑戰(zhàn)。數(shù)字經(jīng)濟時代對檔案安全提出了更高的要求。原來的信息主要被用來查找憑證，現(xiàn)在數(shù)據(jù)不僅僅具有查找憑證的作用，還具有驅(qū)動作用。在數(shù)字經(jīng)濟的沖擊下，文件的生命周期理論再次受到?jīng)_擊，機構(gòu)分類法也會受到挑戰(zhàn)。
三是服務方式單一，導致服務能力不足的挑戰(zhàn)。企業(yè)競爭的加劇，導致企業(yè)對知識的渴求進一步加劇，如華為等大企業(yè)一刻也沒有停止對知識的渴求與探索。企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)進一步發(fā)揮作用的路徑在哪里？這對鑒定理論提出了挑戰(zhàn)。
四是生存空間的挑戰(zhàn)。所有挑戰(zhàn)最終都會表現(xiàn)為生存空間的挑戰(zhàn)，最直接的挑戰(zhàn)就是數(shù)字經(jīng)濟給綜合檔案館帶來的巨大沖擊。檔案管理的范圍被沖擊，管理空間邊界和人員邊界被壓縮，這使得拓展空間成為當務之急。
五是國際化布局的挑戰(zhàn)。如聯(lián)合利華公司的檔案部門分布在世界各地；中國交通建設集團在布局終端檔案管理中心；匯豐銀行在全世界范圍內(nèi)布局檔案管理中心，其亞洲區(qū)的檔案管理中心設在新加坡，并設有全球檔案總監(jiān)。此外，對檔案負責人稱呼的轉(zhuǎn)變也值得注意，這是一種全球理念的體現(xiàn)。
檔案工作要向前延伸，就要對檔案室的工作賦予新的內(nèi)容，要做前端延伸，而不是前端控制，前端延伸是要讓前端的工作成為檔案工作的一部分，延伸內(nèi)容就是要管好企業(yè)記錄，做好內(nèi)容的管理。大多企業(yè)現(xiàn)有的檔案平臺還只是一個信息管理平臺，遠沒達到一個協(xié)同平臺和數(shù)據(jù)綜合查詢平臺的功能。有的單位提出過“管檔案向管數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變”，我建議叫作“管檔案向管數(shù)據(jù)延伸”。延伸就意味著先守住檔案的陣地，然后才能做更多的事情。同時，要對檔案室賦予新的內(nèi)涵。在國外，檔案室統(tǒng)稱記錄管理部，注重記錄的合規(guī)，國內(nèi)檔案室更偏重進館前的文件材料管理。未來，檔案室不僅僅要具備管理功能，還要具有記錄管控的功能，要對產(chǎn)生的記錄在歸檔前進行統(tǒng)籌管理，建立關聯(lián)關系。
二是要進一步加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型。為應對工作效率、生存空間、服務能力、資源等挑戰(zhàn)，要加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型。一般把深化的數(shù)字化轉(zhuǎn)型叫全業(yè)務數(shù)字化轉(zhuǎn)型，這意味著管理全流程、服務范圍全方位、支撐能力更有力、電子文件要全歸、資源要全部數(shù)字化。
三是加強人才隊伍建設。數(shù)字經(jīng)濟時代，需要知識結(jié)構(gòu)豐富的復合型人才。目前，技能領域領軍人才極其缺乏，專業(yè)統(tǒng)籌規(guī)劃領域也缺人才，高端人才不足，需要培養(yǎng)具有創(chuàng)新精神的人才。
四是轉(zhuǎn)變理念思路。企業(yè)檔案部門要加強主動性，正確處理與業(yè)務部門的關系，正確處理與信息部門的關系，正確處理與文博部門的關系；文博部門要正確處理與保密部門、機要部門、文秘部門的關系。
目前，關于數(shù)字經(jīng)濟與檔案的理論研究還處在初級階段，因此，針對檔案管理標準規(guī)范體系，我提3點改進建議。
第一，要在不同的層面上去建設規(guī)范生態(tài)。數(shù)字經(jīng)濟實際上具有很典型的生態(tài)性，它涉及的不是一個部門，很多時候涉及的是一群人、一個供應鏈，所以不能關起門來干，要從不同層面來建設規(guī)范生態(tài)。我認為最核心的規(guī)范就是法律，事實上我們國家《電子簽名法》當初就是為了消除電子商務發(fā)展的法律障礙而出臺的，最近在修訂的《檔案法》也著重提出要建設檔案信息化。當前的標準規(guī)范體系也需要進行重新構(gòu)建和調(diào)整，未來的標準規(guī)范體系肯定還要更有深度，需要再進行一些新的拓展。在數(shù)字經(jīng)濟環(huán)境下，檔案部門將會收集很多新型文件材料，如果不知道業(yè)務規(guī)則，不了解技術特征，是無法做好管理的，所以要與前端掛接。如何跟前端做好掛接？以前要靠各種規(guī)章或靠口頭交流，未來要靠規(guī)則，要在一些規(guī)則上做好對接。
第二，要區(qū)分不同對象。數(shù)字經(jīng)濟環(huán)境下我們需要向前看，目前我們手中的大部分檔案還是原先存量的狀態(tài)，技術賦能下將會產(chǎn)生各種新型文件材料，很多新問題也將隨之出現(xiàn)。我們需要區(qū)分不同檔案管理對象，建議從“三態(tài)”的視角（模擬態(tài)、數(shù)字態(tài)、數(shù)據(jù)態(tài)）來改進標準體系升級路徑。我曾撰文提出檔案對象管理空間演變的3種形態(tài)，分別是模擬態(tài)、數(shù)字態(tài)和數(shù)據(jù)態(tài)檔案對象管理空間。模擬態(tài)檔案對象管理空間是以載體為中心的管理空間，這是檔案從業(yè)者都熟悉的。針對模擬態(tài)檔案對象管理空間的標準基本上是完備的，模擬態(tài)檔案材料大多是平面紙質(zhì)，文件材料要怎么收管存用？多大規(guī)格？什么地方寫什么？經(jīng)過這么多年的檔案管理實踐，這些問題基本都得到了回答。數(shù)字態(tài)檔案對象主要是指各類電子文件，比如說文本、圖形圖像、音頻視頻乃至一些社交媒體文件，此時檔案管理對象是以內(nèi)容為中心，相較于重要素防護的模擬態(tài)檔案對象管理空間，數(shù)字態(tài)檔案對象管理空間更偏重體系管理，目前數(shù)字態(tài)標準體系核心標準基本具備，但還很不完善，需要進一步擴充。隨著智能化信息化水平的深入，包括此次論壇討論的數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展，檔案對象管理空間將逐漸演變?yōu)橐詳?shù)據(jù)為中心，即數(shù)據(jù)態(tài)檔案對象管理空間，越來越多的數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)集、數(shù)據(jù)體出現(xiàn)，帶來了很多問題。三維數(shù)據(jù)在一定程度上就是數(shù)據(jù)態(tài)的，針對數(shù)據(jù)態(tài)對象的這一空間下的標準規(guī)范體系目前基本上還是空白。
第三，重點發(fā)展技術賦能方面的典型標準。如何讓包括區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)等新技術更好地為檔案工作服務，如何把新技術應用于檔案工作中？這些新技術本身有自己的標準規(guī)范體系，但是要跟檔案工作結(jié)合的話，還是塊“處女地”。因此，要針對不同的技術應用場景來制定一些特定的標準規(guī)范，重點解決技術賦能下檔案工作各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)的新問題。
總之，數(shù)字經(jīng)濟環(huán)境下標準規(guī)范體系改進路徑要在現(xiàn)有國家檔案法規(guī)方案基礎上規(guī)范生態(tài)，重構(gòu)現(xiàn)有檔案標準體系框架，在行業(yè)層面要建立“產(chǎn)業(yè)界——資源界”協(xié)同發(fā)展的規(guī)范生態(tài)，要夯實和繼續(xù)發(fā)展模擬態(tài)和數(shù)字態(tài)對象空間管理的各項標準規(guī)范體系，并面向數(shù)據(jù)態(tài)對象管理空間開展技術賦能下的標準規(guī)范體系建設工作。
比亞迪股份有限公司是高新技術企業(yè)，公司堅持以檔案工作為主軌道，向文件工作延伸，并延伸到文件材料的產(chǎn)生過程中，這個延伸不是“拍腦袋”想出來的，而是源于企業(yè)業(yè)務的需要，在業(yè)務實踐中自然形成的。
公司檔案工作有兩大特色：一是深入業(yè)務現(xiàn)場；二是流程管控。公司檔案工作在文件材料形成過程中就延伸到業(yè)務端，延伸到四大業(yè)務現(xiàn)場，即產(chǎn)品的研發(fā)現(xiàn)場、生產(chǎn)現(xiàn)場、設計現(xiàn)場和建設現(xiàn)場。在產(chǎn)品設計階段，會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)和圖紙，很多三維數(shù)據(jù)是無法打印的，必須通過數(shù)據(jù)管理的方式去傳輸和保存，這是由公司產(chǎn)品特性決定的。當前，公司電子文件占文件材料產(chǎn)生總量的90%，紙質(zhì)文件占10%，公司內(nèi)部形成的電子文件主要是產(chǎn)品技術文件，紙質(zhì)文件則涵蓋職能業(yè)務部門產(chǎn)生的合同、訂單、會計憑證、資產(chǎn)文件、公司的資質(zhì)證明及公司合法經(jīng)營文件等。
公司對文件材料產(chǎn)生階段進行控制，能夠確保設計階段、研發(fā)階段及生產(chǎn)階段產(chǎn)生的文件材料及時歸檔，保證了產(chǎn)品文件材料歸檔的完整性和及時性，實現(xiàn)了產(chǎn)品文件材料從產(chǎn)生到使用到歸檔的全生命周期管理，提升了歸檔質(zhì)量，從而真正為企業(yè)保存了最有價值的文件材料，真正發(fā)揮了檔案工作的價值。
流程管控一直由公司文檔中心負責，這是個良性循環(huán)，只有把文件材料產(chǎn)生流程管好，才能確保文件材料的規(guī)范，確保檔案管理的規(guī)范，進而發(fā)揮前端控制的價值，提升工作效率。
根據(jù)公司發(fā)展需求，公司當前建立了三大管理模式，分別為文檔一體化管理模式、產(chǎn)品文件生命周期管理模式和360°文檔管理模式，建立了文檔管理體系（制造業(yè)）、工程文件管理體系（軌道交通產(chǎn)業(yè)）以及電子文件管理體系（集團），還建立了ECM（集團內(nèi)容管理平臺）。今年9月，ECM一期上線，打通了各業(yè)務系統(tǒng)之間的信息流轉(zhuǎn)渠道，打通了研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務環(huán)節(jié)的信息流轉(zhuǎn)渠道，打通了公司與外部客戶、供應商之間的業(yè)務信息流轉(zhuǎn)渠道，實現(xiàn)了對產(chǎn)品生命周期所有項目文件材料的管控，確保文件材料真實和有效，不僅為用戶提供便捷高效的信息利用服務，還保障了公司信息資產(chǎn)的安全，實現(xiàn)了公司信息資源的整合與共享。
數(shù)字環(huán)境下，公司檔案工作者也將積極面對新的挑戰(zhàn)，檔案工作人員不僅要具備專業(yè)水平和專業(yè)能力，還要有開闊的視野和豐富的知識，要了解公司的設計體系、制造體系、研發(fā)體系等，了解公司的戰(zhàn)略，要跟得上公司的發(fā)展步伐。
未來，檔案庫房將不是我們現(xiàn)在肉眼所能看到的一座建筑物，可能會是擁有海量數(shù)據(jù)的機房，未來的密集架可能會演變?yōu)橐慌排欧掌?，檔案盒可能會消失，演變成一個個“子分類”，查檔利用者只要用電腦或移動終端就可以實現(xiàn)快速查檔。
目前，中國石化正在構(gòu)建包括大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)和5G在內(nèi)的一體化“石化云”平臺，大力推進公司信息化進程，越來越多的數(shù)據(jù)以電子形式沉淀在云平臺上，這意味著公司檔案部門未來收到的紙質(zhì)文件材料將越來越少。如何管理大量電子檔案是數(shù)字經(jīng)濟環(huán)境下檔案部門必須應對的挑戰(zhàn)。
2013年，中國石化啟動財務共享服務建設，過去是由各單位財務部門向檔案部門移交檔案，現(xiàn)在各單位大部分會計資料由共享中心處理完后向檔案部門移交，檔案的移交主體發(fā)生了變化，配套的制度和流程也和過去不一樣了。招標檔案以前由各單位的工程部門向檔案部門移交，現(xiàn)在直接由北京的招標中心通過統(tǒng)一的招投標管理系統(tǒng)來移交，不再打印紙質(zhì)版。
業(yè)務信息化對檔案管理提出了許多新的挑戰(zhàn)，如檔案數(shù)據(jù)不斷增多，歸檔范圍越來越廣，專業(yè)檔案人員逐年減少，檔案庫房壓力越來越大，檔案利用要求越來越高等。
2006年，中國石化開始探索檔案信息化，經(jīng)歷了從分散部署到集中部署的過程。如何保證電子文件的真實性？中國石化辦公廳檔案處對歸檔的業(yè)務系統(tǒng)實施準入制，要求將業(yè)務系統(tǒng)相關背景信息全部保存。結(jié)合國家文書類電子文件檢測的一般要求，針對不同業(yè)務線的特點，中國石化辦公廳檔案處制定了不同的檢測標準，并向所有歸檔的業(yè)務系統(tǒng)頒發(fā)數(shù)字證書，要求所有的歸檔數(shù)據(jù)都要通過數(shù)字證書進行驗簽。中國石化辦公廳檔案處還在云平臺上開發(fā)了一個非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲組件，保障檔案數(shù)據(jù)安全。2017年，中國石化使用聯(lián)盟鏈技術構(gòu)建了企業(yè)私有鏈，將電子檔案管理各階段文件特征信息及相關元數(shù)據(jù)同步至中國石化私有鏈上，要求業(yè)務系統(tǒng)在歸檔之前將特殊格式的文件材料全部轉(zhuǎn)化成檔案的標準格式。
中國石化的檔案工作目前面臨以下幾個挑戰(zhàn)。一是業(yè)務系統(tǒng)建設跟不上當前的檔案管理需求。早前，業(yè)務系統(tǒng)在建設時期沒有考慮到數(shù)據(jù)歸檔的需求，導致如今已經(jīng)不能完全適應單套制歸檔要求。二是格式轉(zhuǎn)換出錯問題較突出。當前，業(yè)務系統(tǒng)生成的電子文件格式不統(tǒng)一，一旦進行集中歸檔，格式轉(zhuǎn)換出錯頻繁。三是電子檔案的法律憑證價值保障體系建設滯后。由于電子檔案具有易修改、對環(huán)境依賴性強等特點，導致其在法律憑證功能上存在先天不足，如當稅務、審計、監(jiān)察等第三方跨機構(gòu)調(diào)閱電子檔案時，還需打印出來后加蓋單位公章才能使用，浪費社會成本。當前，中國石化雖然使用了區(qū)塊鏈技術，但因為缺少外部單位的參與和監(jiān)督，使得外界對電子檔案的真實性缺乏信任，希望相關部門能夠推動建立多單位參與的檔案行業(yè)區(qū)塊鏈聯(lián)盟，以確保電子檔案的法律憑證價值。四是電子歸檔推動了原有業(yè)務流程的變革。以前檔案部門一般不介入前端業(yè)務流程，現(xiàn)在歸檔范圍、保管期限、格式轉(zhuǎn)換等要求已被嵌入前端業(yè)務系統(tǒng)?！榜R路警察各管一段”的傳統(tǒng)做法已經(jīng)無法適應時代的要求。檔案工作與業(yè)務流程相互融合，出現(xiàn)了很多新問題，甚至可能打破以前的歸檔流程。
人工智能技術如何賦能檔案事業(yè)？基于檔案工作的安全保密要求，科大訊飛股份有限公司早前便構(gòu)建了檔案超腦平臺，擁有頭像識別、語音識別、聲紋識別等功能，以及認知智能層面的語義推理、知識挖掘等自學習能力。目前，檔案超腦平臺已經(jīng)更新到了2.0版本。檔案超腦平臺2.0版本內(nèi)置了專業(yè)的語料庫、專業(yè)的規(guī)范，進一步提升了檔案檢查的準確率，形成的檔案數(shù)據(jù)也能被完全本地化保存，實現(xiàn)了與互聯(lián)網(wǎng)的完全隔離，保證了數(shù)據(jù)的安全可靠。
檔案超腦平臺2.0版本有3個亮點。一是語音識別引擎的升級，以前的中文引擎和英文識別是隔開的，平臺升級以后完全解決了中英文混雜的問題，在重大活動建檔、人事訪談，尤其是應對越來越多國際型會議場景下，中英文無縫識別已經(jīng)成為現(xiàn)實，準確率和速度也進一步提升。二是檔案圖文的精準識別，該系統(tǒng)擁有自學習能力，現(xiàn)在只要通過簡單的一兩頁樣本標注，幾乎可以達到100%的精準識別率。三是新增了聲紋的識別引擎，能夠有效識別并區(qū)分講話人。
目前，科大訊飛的語音識別技術已經(jīng)在這些方面取得了突破性進展。一是口述征集的效率。一方面，目前可以成功利用智能語音識別和實時轉(zhuǎn)寫技術實現(xiàn)口述征集，實現(xiàn)智能語音檔案著錄；另一方面，在錄音的時候，如果有攝像需求，科大訊飛已經(jīng)可以確保在不耽誤攝像和錄音的情況下，同步實現(xiàn)文稿的實時輸出。文稿輸出過程中，系統(tǒng)采用“人工智能+人工校對”的方式，工作人員可以人工校驗修正，幾乎可以達到100%的準確率，隨后可以再利用平臺的聲紋識別技術，自動區(qū)分講話人，實現(xiàn)了講話人的角色分離，進一步提高了口述文稿的整理效率，給文稿的后期利用帶來極大方便。二是音視頻檔案的開發(fā)和利用。將音視頻檔案文本化是盤活音視頻檔案的一個有效途徑。如果完全通過人工來轉(zhuǎn)化，大概是1:10的效率比。如果通過技術手段來解決，可以實現(xiàn)文本的自動提取。如在重大活動中，科大訊飛語音識別技術不僅僅可以將錄音轉(zhuǎn)成文字，還能同步采錄圖像等，再進行自動化提取，然后將這些重要信息完整保存下來，實現(xiàn)快速建檔。
科大訊飛在音視頻檔案數(shù)據(jù)化中已經(jīng)實現(xiàn)3點突破。一是智能打點和智能編目。如在新聞聯(lián)播中，可以自動做到對新聞事件進行打點拆分，形成一個個獨立的小新聞并且對每個小新聞進行自動編目。二是通過人臉識別，能夠?qū)崿F(xiàn)對視頻中重要人物進行人臉圖像的智能聚合。三是實現(xiàn)對音視頻信息的快速提取和利用。如要搜集一個重要人物的個人信息時，可以快速對音視頻檔案進行檢索，快速提取其相關信息。
科大訊飛的OCR圖文識別技術目前也被運用到相關領域，通過圖像識別與分析、語義理解、篇章分析等技術，可以對不同類型文件進行識別，并進行智能分類。用OCR技術識別文書類檔案也取得突破性進展，識別率達85%以上，同時可以對識別結(jié)果進行實時修改。
國泰君安證券有限公司是在原國泰證券和原君安證券合并的基礎上發(fā)起設立的股份有限公司，2008年成立檔案管理中心，負責總部各部門及全國分支機構(gòu)客戶檔案的管理與利用，也是首家實現(xiàn)客戶檔案（電子影像和實體檔案）全國大集中化管理的大型證券公司。
2016年，公司提出“全力布局零售客戶服務商和企業(yè)機構(gòu)服務兩大戰(zhàn)略體系”，并將金融科技創(chuàng)新作為四大戰(zhàn)略引擎之一。作為全系統(tǒng)檔案信息資源集中管理與共享利用平臺，公司領導高度重視數(shù)字檔案室建設，將其納為公司金融科技戰(zhàn)略的重要項目，精心部署，狠抓落實，并正式啟動企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設項目。
2016年，公司實現(xiàn)了多種類型檔案的全生命周期管理；2017年，公司實現(xiàn)了對非現(xiàn)場開戶電子文件（檔案）管理，并綜合利用新技術，深化檔案資源利用；2018年，公司實現(xiàn)了基礎設施、應用系統(tǒng)等建設的全面推進與穩(wěn)固，初步實現(xiàn)綜合理財管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等電子檔案單套制管理；2019年，公司持續(xù)推進，與集中營運平臺等實現(xiàn)業(yè)務對接，逐步擴大電子文件（檔案）管理范圍，進一步提升檔案信息化、智能化水平。
當前，在組織機制方面，公司檔案管理中心已經(jīng)成立領導小組與實施小組，分工明確，全程管控，確保項目按時保質(zhì)完成；在基礎設施方面，借助公司A級高標機房資源，不斷加大服務器、存儲等硬件設備和軟件投入；在應用系統(tǒng)方面，以《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》《數(shù)字檔案室建設評價辦法》等為藍本，要求嚴格對標；在制度體系方面，修訂、新增了20部制度、7部操作規(guī)范，確保文件材料收集、存儲、管理、共享、備份等環(huán)節(jié)標準化要求全覆蓋。
近年來，公司檔案管理中心取得的建設成果有3點。一是檔案集中統(tǒng)一規(guī)范管理，實現(xiàn)了檔案資源共享。二是初步實現(xiàn)了綜合理財管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等電子檔案單套制管理。三是以海量客戶檔案信息為基礎，通過大數(shù)據(jù)技術、人工智能技術形成客戶全檔案生命周期圖譜，可有效支持業(yè)務前端工作開展，從而助力精準營銷；運用簽名比對技術，通過提取有效的簽名特征信息建立了模板庫，包括簽名的位置、形狀、筆畫方向，筆畫間的搭配以及偽動態(tài)信息等；引入人臉識別技術，不僅可以應用于人物專題編研，通過檢索條件設置將符合條件的素材進行自動歸集，充實檔案編研素材，提高檔案編研效率，還能應用于客戶身份稽核檢查，判斷是否存在非客戶本人辦理等違規(guī)情況。
自2008年起，公司先后榮獲“上海市檔案工作先進集體”（連續(xù)三屆）、“上海市樣板檔案室”等稱號，相關課題和案例獲得國家檔案局優(yōu)秀科技成果三等獎、全國企業(yè)檔案利用案例三等獎等榮譽，成為證券行業(yè)檔案管理領域的標桿企業(yè)。
2019年1月，上海市檔案局組織專家組對公司數(shù)字檔案館進行驗收評審。經(jīng)專家組審議，一致同意該項目通過驗收。上海市檔案局授予公司“上海市示范數(shù)字檔案室”稱號。
中國商飛是實施國家大型飛機重大專項中大型客機項目的主體，是統(tǒng)籌干線飛機和支線飛機發(fā)展、實現(xiàn)我國民用飛機產(chǎn)業(yè)化的主要載體，在北京、美國和歐洲都有相應的辦事處。中國商飛上海飛機設計研究院（以下簡稱“上飛院”）是中國商飛公司的設計研發(fā)中心，創(chuàng)建于20世紀70年代，是國內(nèi)大中型民用飛機設計研究機構(gòu)，下設15個職能部門、5個工程技術所和5個延伸機構(gòu)。
目前，工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)在民機領域應用廣泛，工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)具有數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化等特點，可以實現(xiàn)生產(chǎn)線、車間、工廠等資產(chǎn)數(shù)字化建模，人、機、料、法、環(huán)、測等要素網(wǎng)絡化連接，工業(yè)知識圖譜、經(jīng)驗機理沉淀、大數(shù)據(jù)、機器學習等智能化服務。
目前，企業(yè)數(shù)字檔案館建設面臨的挑戰(zhàn)主要有4個：一是檔案存儲載體由以紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐源疟P為主；二是檔案管理對象由紙質(zhì)實體轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M實體；三是檔案工作場景由顯型物理空間向網(wǎng)絡虛擬空間轉(zhuǎn)變；四是檔案安全由實體安全向網(wǎng)絡環(huán)境安全轉(zhuǎn)變。
當前，基于民機型號產(chǎn)品數(shù)據(jù)全生命周期的集成管理平臺在型號研制、生產(chǎn)制造、客戶服務過程中的深入應用，民機的三維無紙化設計，型號研制文檔、記錄等可以以電子文件形式編制、審簽、流轉(zhuǎn)和發(fā)布。電子檔案的規(guī)范科學管理對于上飛院的管理運行、型號研制、能力提升、內(nèi)控合規(guī)、精益質(zhì)量、適航驗證、知識管理等各項工作具有不可或缺的作用。
目前，上飛院檔案信息化建設堅持規(guī)范化原則，需求導向原則，安全保密原則，一次規(guī)劃、分步實施原則，前端控制和全程管理的原則。上飛院堅持將數(shù)字檔案館（室）建設納入企業(yè)信息化建設規(guī)劃，做到同步規(guī)劃，并根據(jù)現(xiàn)有條件要求有計劃、有步驟地建設；要求檔案資源數(shù)字化要以需求為導向，對利用頻繁、形成年代相對較早、價值珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化；要求遵守國家法律法規(guī)和標準規(guī)范，建立健全安全保密管理制度，確保檔案信息安全。
近年來，上飛院在基礎設施建設、檔案管理系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設、標準規(guī)范建設、安全保密體系建設和人才隊伍建設等方面主動作為，取得了一定的成效。在數(shù)字檔案資源建設方面，開發(fā)了與PDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、質(zhì)量系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、文檔中心、門戶等系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)系統(tǒng)形成電子文件的自動歸檔。在檔案安全體系建設方面，多措并舉，安裝了病毒防御系統(tǒng)，保障應用系統(tǒng)安全；對于特殊格式文件自動判斷，并存儲其軟件和硬件；建立電子文件備份機制；建立應急處置機制；對于無法滿足硬件狀態(tài)的電子文件采取遷移策略。
隨著傳統(tǒng)檔案館逐漸向數(shù)字檔案館和智慧檔案館的轉(zhuǎn)變，上飛院的檔案工作人員緊跟社會需求，積極轉(zhuǎn)型，努力從檔案實體管理員轉(zhuǎn)變?yōu)槲募鞒膛c業(yè)務系統(tǒng)設計的重要參與方、企業(yè)文件管理的審計員、企業(yè)知識資產(chǎn)管理者、企業(yè)文化的傳播者和企業(yè)記憶構(gòu)建人。
當前，東軟集團將人工智能等新技術與檔案工作深度融合，提供更加穩(wěn)健、智能、協(xié)調(diào)、易用的檔案管理系統(tǒng)。隨著數(shù)字經(jīng)濟的到來，東軟集團面對的檔案工作需求也發(fā)生著巨大的變化。近年來，東軟集團也參與了一些企業(yè)的信息化建設，感受到了企業(yè)對于檔案的重視，以及對于檔案信息化建設需求的一些變化。
東軟集團堅持按照國家行業(yè)標準、客戶公司的相關標準，為客戶公司提供可執(zhí)行、可落地的檔案管理系統(tǒng)。如為某央企建設全集團統(tǒng)一的檔案管理平臺，統(tǒng)一管理模式、統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)、統(tǒng)一報表輸出、業(yè)務集中管控，實現(xiàn)了保護信息資產(chǎn)、全面服務業(yè)務、促進共享協(xié)同等目標。
在檔案服務以及檔案利用方面，東軟集團已經(jīng)引入人工智能技術，可以實現(xiàn)以下管理目標：通過個性化推薦利用和對用戶行為進行分析，能夠幫助檔案利用人員及時獲取所需要的信息；定期對存儲的數(shù)字檔案資產(chǎn)進行檢查，及時掌握數(shù)據(jù)質(zhì)量情況；解決管理水平差異化的問題，用機器在效率環(huán)節(jié)接替人工，利用智能輔助檔案工作；采用比對、識別、檢測等計算機自動化處理，實現(xiàn)快速高效地收集各類檔案資源；對標國家標準規(guī)范要求，并將標準推動工作的檢查能力內(nèi)置于系統(tǒng)；保證企業(yè)數(shù)字檔案館（室）應用系統(tǒng)建設需要，充分預留與業(yè)務系統(tǒng)對接的空間，支持海量的數(shù)據(jù)存儲。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化之后，在接收入庫、進行系統(tǒng)中的掛接之前，一般需要進行檢查，對此，國家出臺了相應的規(guī)定?？紤]到技術和人員的限制，之前一般是進行小范圍的抽查?，F(xiàn)在，圖像質(zhì)檢工具能夠輔助對檔案數(shù)字化成果進行質(zhì)量檢查，主要提供檔案目錄、文件頁數(shù)、文件格式、圖像分辨率、目錄與掃描件內(nèi)容一致性等進行檢查，并輸出檢查報告提供給質(zhì)檢人員。
此外，在系統(tǒng)使用過程中，檔案工作人員或兼職工作人員可能會面臨各種業(yè)務上的問題。在這種情況下，人工智能輔助可以提供基于關鍵字、口語化和語義理解的問答，還能提供業(yè)務導航、業(yè)務咨詢辦理和知識問答等幫助。
當前，東軟集團已經(jīng)通過智能化手段和自動化方式，將相關業(yè)務規(guī)則內(nèi)置到檔案管理系統(tǒng)，針對不同類型的檔案提供相應的質(zhì)量校驗模型，然后進行自動化檢查，這樣可以定期或者隨時對保管的電子檔案進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)存在的隱患或者問題，保證所保管的電子檔案的安全。結(jié)合數(shù)據(jù)治理工具，同時可以檢查檔案目錄的完整性、檔案編號的統(tǒng)一性、檔案數(shù)據(jù)關聯(lián)的準確性等。
對于檔案利用人員，檔案檢索利用個性推薦這一技術可以對其利用行為進行采集和記錄，發(fā)現(xiàn)檔案利用人員感興趣或者急需的相關知識和內(nèi)容，可通過郵件或者短信、微信等多種渠道幫助檔案利用人員及時了解所需要的信息。同時，檔案智能檢索技術在對用戶的使用行為進行收集和分析后，可以相應地根據(jù)用戶的工作、興趣等，通過智能排序，優(yōu)先給用戶展示相關內(nèi)容，并提供智能化推薦。
未來，東軟集團將會進一步推進新技術和新應用場景的融合，為企業(yè)檔案工作提供新的產(chǎn)品和相應的服務，以卓越的產(chǎn)品和技術指導驅(qū)動檔案服務的效率與效能提升。
